ORGANIZACIÓN Y ENFOQUE SISTEMATICO
“El enfoque de sistemas; ... podríamos decir que es una propuesta administrativa útil y válida que ha demostrado científicamente su efectividad, estrechamente relacionada con el entorno de la organización, que facilita la relación humanista empresarial y que permite la aplicación de modelos diferentes para problemas diferentes” (Fuente: Organizaciones y Administración, un Enfoque de Sistemas, Norma, Bogotá, 1985, página 145) “Un sistema es una totalidad percibida cuyos elementos se aglomeran porque se afecta recíprocamente a lo largo del tiempo y operan con un propósito común” (Fuente: La Quinta Disciplina en la Práctica, Cómo construir una organización inteligente, Ediciones Granica S.A. Barcelona, 1995 página 94) “... la idea esencial del enfoque de sistemas radica en que la actividad de cualquier parte de una organización afecta la actividad de cualquier otra... entonces, en los sistemas no hay unidades aisladas, por el contrario todas sus partes actúan con una misma orientación y satisfacen un objetivo común... es necesario el funcionamiento correcto de las partes para el eficaz desempeño del todo en su conjunto.” (Introducción a la Teoría de Sistemas, texto corporativo, Bogotá, 1983 páginas 21) “Las organizaciones orientadas hacia sistemas pueden representarse por medio de modelos organizacionales tradicionales como el organigrama; sin embargo, si estos modelos se crean para que sean útiles y no como simple decoración de las oficinas, son con frecuencia bastante complicados. –La ventaja de los gráficos de sistemas lineales de responsabilidad es que le permite permiten al usuario apreciar tanto su propio papel en la organización como el de los individuos con quienes debe trabajar todos los días. –El gráfico de los sistemas lineales de responsabilidad (...) permite la clara descripción de los papeles que desempeñan los individuos de la organización y, como tal, es modelo organizacional que centra su atención en las características del sistema.” (Fuente: Organizaciones y Administración, un enfoque de sistemas, Norma, 1988, Págs. 221, 223 y 227) “Un sistema es un conjunto interactuante o interdependiente de elementos que forman un todo unificado... todo es un sistema... en consecuencia, acciones que afectan a un elemento causan reacciones de los otros” (Organizaciones y Administración, un enfoque de Sistemas, Norma, Bogotá, 19985, páginas 41) A ese respecto, Michael Porter, en cuanto a enfoque sistémico, teoriza de la siguiente manera:“El adquirir ventaja competitiva exige que la cadena de valor de una empresa se gestione como un sistema y no como una colección de partes separadas.” (La Ventaja Competitiva de las Naciones, Vergara, Buenos Aires, 1993, p. 74) “...la idea esencial del enfoque de sistema radica en que la actividad de cualquier parte de una organización afecta la actividad de cualquier otra... entonces, en los sistemas no hay unidades aisladas, por el contrario todas sus partes actúan con una misma orientación y satisfacen un objetivo común... es necesario el funcionamiento correcto de las partes para el eficaz desempeño del todo en su conjunto.”[2]Por su parte, Alberto León Betancourt escribió que: “Un sistema es un conjunto interactuante o interdependiente de elementos que forman un todo unificado... todo es un sistema... en consecuencia, acciones que afectan a un elemento causan reacciones de los otros”[3] Es de inferir que el SENA podría haber superado sus condiciones actuales de contrastes entre el Deber Ser y su realidad, si hubiera funcionado con el enfoque de sistemas, pues de esa manera se habría retroalimentado de la información que el medio ambiente produce y exige constantemente y, hubiera podido:“... anticiparse a las adecuaciones de su estructura interna y de las relaciones externas o enlaces de la organización en su contexto... y a su vez habría logrado eliminar los obstáculos que han retrasado su proceso de desarrollo.”[4]El Enfoque de sistemas comporta una macrovisión que pone al descubierto las categorías de insumo, producto, estructura, proceso, entorno, entre otras, con un atributo sinérgico como es la retroalimentación, a través del cual se puede institucionalizar el autodiagnóstico, con cuyas variables e indicadores, se pueda establecer una permanente estrategia tecnológica de cambio e innovación organizacional. Con ese comportamiento macrovisionario,“Se presta especial atención a los insumos de datos y a los procesos que realimentan la información del medio ambiente, para ajustar o anticipar las adecuaciones de la estructura interna y de las relaciones externas o enlaces de la organización con su contexto. En la misma tónica concibe Alberto León Betancourt la macrovisión del enfoque de sistemas, cuando afirma:“El administrador debe tener en cuenta, al determinar los objetivos globales, los diferentes actores a los cuales debe responder la organización. Estos actores tienen, en general, objetivos en conflicto porque el logro de uno elimina la posibilidad de alcanzar otros... Y continúa diciendo que: “Un actor es un individuo o una institución que demanda algo que le debe la organización... Los tiempos aperturistas y globalizadores se han convertido en conflicto indescifrable para empresas y organizaciones que como el SENA, otrora fueron paradigmas del desarrollo organizacional y de la gestión lineal, pero que no estuvieron en condiciones de leer las tecnologías del futuro, en términos estratégicos. A ese respecto Peter Senge plantea dentro de su concepto del pensamiento sistémico que:“El momento de mayor crecimiento es el momento de planificar para los tiempos difíciles. Interpretando estos mensajes, podríamos decir que el enfoque de sistemas es un idioma universal, en tanto se coincide con Peter Senge, cuando afirma que:“un sistema es una totalidad percibida, cuyos elementos se aglomeran porque se afecta recíprocamente a lo largo del tiempo y operan con un propósito común Competitividad Un tercer antecedente es la publicación en 1997 del documento corporativo “Hacia un SENA Competitivo” Plan Estratégico 1997-2001, el cual plantea proyectos estratégicos de competitividad en los siguientes sistemas de la institución, así: Sistema de Formación Profesional: “Ampliación de la cobertura. Modernización de planes y programas. Integralidad y calidad de la Formación Profesional” Sistema de Información para el Empleo: “Consolidación y ampliación del Sistema. Estructuración del Sistema de Orientación Ocupacional.” Sistema de Ciencia y Tecnología: “Atención a los proyectos de desarrollo tecnológico productivo. Implementación del sistema de información y monitoreo de tecnologías y mercados.”Sistema de Desarrollo Institucional: “Mejoramiento de la gestión institucional. Modernización de los Centros de Formación. Modernización de procesos y plan informático” (págs. 8-11) Esos proyectos estratégicos de competitividad, presentados en “Hacia un SENA Competitivo” Plan Estratégico 1997-2001, están orientados a resolver problemas que la entidad reconoce, existen en su real SER, así:a) Sistema de Formación Profesional: “Dispersión y desarticulación de la oferta de formación para el trabajo. -Baja cobertura de la formación de técnicos y tecnólogos, según los requerimientos del sector productivo” b) Sistema de Información para el Empleo: “Baja pertinencia de las acciones de formación con los requerimientos del sector productivo.Insuficiencia en la captación de vacantes y colocación efectiva. -Insuficiencia en la orientación de los desempleados. -Desarticulación entre la información de mercados laborales y la programación de la formación para el trabajo” c) Sistema de Ciencia y Tecnología: “Insuficientes niveles de competitividad del sector productivo. -Ineficiencia en la utilización de los recursos existentes para apoyar el desarrollo tecnológico -Baja atención a los sectores productivos en aspectos tecnológicos. -Baja capacitación en gestión tecnológica” d) Sistema de Desarrollo Institucional “Inadecuado conocimiento de los servicios y realizaciones institucionales en el medio productivo, institucional y social. -Insuficiente patrocinio de los trabajadores-alumnos de los cursos largos. -Deterioro del clima organizacional. -Des actualización tecnológica de parte de los docentes del SENA. -Ineficiencia en los procesos y en los modelos de gestión administrativa de los centros. -Pérdida de efectividad del modelo de indicadores de la gestión institucional” [10] Esta amplia gama de problemas, es un insumo del auto diagnóstico que la entidad hace de sí misma para elaborar su plan de reestructuración, en cuyas estrategias, deja entrever que los sistemas mencionados o son muy débiles o no son sinérgicos, o son muy cerrados, (en trópicos) o son anticuados, según se deduce de la lectura de los proyectos estratégicos. Ante ese estado de cosas no es atrevimiento decir que los sistemas del SENA necesitan reingeniería en el sentido de rediseño de los procesos, de aplicar el enfoque sistémico, olvidarse de los métodos convencionales, y dedicar su interés en la calidad, la innovación y el servicio al cliente. En la medida como los sistemas tienen sus propias características, también tienen componentes generales, como propósitos, función central, competencias, objetivos, mecanismos de control, operativización, beneficios, dificultades, modelos, aplicaciones, conceptos, estructura organizativa, jurisdicción y estrategias, y como tales, cada sistema debería tener su propio gerente con aptitudes analíticas y de aprovechamiento de oportunidades, en lugar de solucionar problemas; gran voluntad para practicar las soluciones; aptitudes para la comunicación intersistemas, no intrasistema, entre otras. Sin ser teórico, se puede argumentar que todo lo anterior, indica que la integralidad de la Calidad Total, exige: ý Compartir visión, misión y objetivos globales escritos, publicados, conocidos y compartidos por todosý Tener capacidad de acción y trascendenciaý Priorizar la ciencia y la tecnologíaý Fortalecer información circularý Seleccionar personal con capacidad creativa, investigativa y de criticidadý Trabajar en equipo con disciplina, exigencia, innovación y flexibilidad.ý Articular acciones operativas y determinar las áreas prioritarias a atender ý Definir analíticamente estrategias globalizantes adecuadasý Realizar transferencia interna de tecnología Lo anterior se corrobora con Edward J. Hay, quien afirma: “La calidad total es el resultado final de toda una serie de actividades”[11] A ese respecto, Michael Porter, desde el punto de vista de competitividad, teoriza de la siguiente manera:“El adquirir ventaja competitiva exige que la cadena de valor de una empresa se gestione como un sistema y no como una colección de partes separadas.”[12] Articulado al contexto del documento corporativo “Hacia un SENA Competitivo” Plan Estratégico 1997-2001, se encuentra el tema de la competitividad, cuyo concepto está definido por algunos autores, quienes responden de la siguiente manera, a la pregunta:
MODELOS MENTALESUna persona visita a su psicólogo y le dice:”Acaban de despedirme por séptima vez en los últimos cinco años. Tengo problemas con mi esposa/esposo y ya me he divorciado tres veces. Necesito desesperadamente que me ayude a comprender. ¿Por qué hay tanta gente desquiciada en el mundo?.Imaginemos que esta persona, en lugar de acudir a su terapeuta acude a usted y usted desea ayudarle. ¿Qué le diría? tal vez al principio le respondería:” Es cierto que hay muchos jefes desconsiderados y quizá hay muchas mujeres/hombres odiosos.Pero si usted desea ayudar de verdad a esta persona, a continuación intentará hacerle ver que sus problemas no se originaron “fuera de él/ella, en el mundo”.Al menos en parte, los motivos son los supuestos y creencias de esta persona acerca de los demás.Si no encuentra la forma de hacérselo comprender, sus intentos de ayudarle serán efímeros y fracasarán.Los modelos mentales son las imágenes, supuestos e historias que llevamos en la mente acerca de nosotros, de los demás, de las instituciones y de todos los aspectos de nuestras relaciones con nuestro entorno. Como un cristal que distorsionara sutilmente nuestra visión, los modelos mentales determinan lo que vemos.
MODELOS MENTALESUna persona visita a su psicólogo y le dice:”Acaban de despedirme por séptima vez en los últimos cinco años. Tengo problemas con mi esposa/esposo y ya me he divorciado tres veces. Necesito desesperadamente que me ayude a comprender. ¿Por qué hay tanta gente desquiciada en el mundo?.Imaginemos que esta persona, en lugar de acudir a su terapeuta acude a usted y usted desea ayudarle. ¿Qué le diría? tal vez al principio le respondería:” Es cierto que hay muchos jefes desconsiderados y quizá hay muchas mujeres/hombres odiosos.Pero si usted desea ayudar de verdad a esta persona, a continuación intentará hacerle ver que sus problemas no se originaron “fuera de él/ella, en el mundo”.Al menos en parte, los motivos son los supuestos y creencias de esta persona acerca de los demás.Si no encuentra la forma de hacérselo comprender, sus intentos de ayudarle serán efímeros y fracasarán.Los modelos mentales son las imágenes, supuestos e historias que llevamos en la mente acerca de nosotros, de los demás, de las instituciones y de todos los aspectos de nuestras relaciones con nuestro entorno. Como un cristal que distorsionara sutilmente nuestra visión, los modelos mentales determinan lo que vemos.
VISION COMPARTIDALas visiones compartidas surgen de visiones personales que se saben, así es como se energizan y alientan el compromiso. Hay organizaciones que alientan a sus integrantes a tener visiones personales para poder generar cambios y llegar a las visiones compartidas. También podemos observar que dentro de las organizaciones hay diversidad de talentos, los cuales tienen convergencia al momento de interactuar dentro de sus sistemas. Cada integrante puede generar nuevas ideas, las cuales pueden generar innovadoras alternativas de hacer las cosas. Sin embargo, todo esto sería imposible sin una visión compartida. La fluidez de diferentes pensamientos que se integran para ir en una misma dirección. Dentro de la organización cada área tiene una función específica que da un valor agregado a los productos o servicios que se realizan. Esta interacción entre áreas logra evidenciar la manera de conformarse y marcar un rumbo común. Un comparación a este concepto es la televisión, la imagen se conforma de 525 líneas que recorre un haz de luz. Este haz es la energía que marcha rápidamente por cada punto y hace un barrido para conformar la imagen.Esa imagen tiene diferentes dimensiones, matices, colores, texturas y más, si la miramos muy de cerca simplemente no podremos identificar de que se trata, pero cuando tomamos perspectiva y la observamos a una distancia relativa podremos identificarla en su totalidad y ver con claridad lo que nos quieren mostrar. Es el liderazgo y la convicción de cada individuo el que genera que grandes cambios se den a partir de dicho postulado. Y para esto tenemos muchos personajes en la historia que han demostrado como funciona este concepto.