TECNICAS DE ORGANIZACION

4.1:-ORGANIGRAMA

Concepto de Organigrama:El organigrama se define como la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas y debe reflejar en forma esquemática la descripción de las unidades que la integran, su respectiva relación, niveles jerárquicos y canales formales de comunicación.Reyes Ponce, Agustín:Los sistemas de organización se representan en forma intuitiva y con objetividad en los llamados organigramas, conocidos también como Cartas o Gráficas de Organización.Sobre su concepto, existen diferentes opiniones, pero todas muy coincidentes. Estas definiciones, arrancan de las concepciones de Henri Fayol. Por ejemplo, un autor define el organigrama de la manera siguiente:"Una carta de organización es un cuadro sintético que indica los aspectos importantes de una estructura de organización, incluyendo las principales funciones y sus relaciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su función respectiva."Otro autor expone su concepto de esta forma:"El organigrama constituye la expresión, bajo forma de documento de la estructura de una organización, poniendo de manifiesto el acoplamiento entre las diversas partes componente."Al analizar estas definiciones observamos que cada una de ellas conserva la esencia del mismo, y únicamente se diferencian en su forma y en su especificación.Un autor considera que los organigramas son útiles instrumentos de organización y nosrevelan: "La división de funciones, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y responsabilidad, los canales formales de la comunicación, la naturaleza lineal o asesoramiento del departamento, los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores,entre otros; y las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o sección de la misma."Según el concepto de organigrama, este muestra:Un elemento (figuras)La estructura de la organización· Los aspectos más importantes de la organización· Las funciones· Las relaciones entre las unidades estructurales· Los puestos de mayor y aun los de menor importancia· Las comunicaciones y sus vías· Las vías de supervisión· Los niveles y los estratos jerárquicos· Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización· Las unidades de categoría especial.El organigrama tiene alcances mayores y otros propósitos, por ejemplo, para relaciones publicas, para formación de personal, fiscalización e inspección de la organización, evaluación de la estructura, reorganización, evaluación de cargos, entre otros.Objeto del OrganigramaEl organigrama consiste en hojas o cartulinas en las que se muestran gráficamente las funciones departamentos o posiciones de la organización y cómo están relacionados,mostrando el nombre del puesto y en ocasiones de quien lo ocupa. Las unidadesindividuales suelen aparecer dentro de casillas que están conectadas unas a otrasmediante líneas llenas, las cuales indican la cadena de mando y los canales oficiales de comunicación.Finalidad del OrganigramaUn organigrama es el instrumento que proporciona la representación gráfica de los aspectos fundamentales de una organización, y permite entender un esquema general, así como el grado de diferenciación e integración funcional de los elementos que lo componen.En un organigrama se localiza el tipo de unidades que conforma la estructura de unaorganización, sus relaciones, las características de la dependencia o entidad y sus funciones básicas, entre otras. De donde se infiere que los organigramas:- Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de información.- Indican la relación de jerarquía que guardan entre sí los principales órganos que integran una dependencia o entidad.- Facilitan al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la organización.- Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones, múltiples relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o excesivos de supervisión y control.- Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos niveles jerárquicos.- Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función.- Muestra una representación de la división de trabajo, indicando:- Los cargos existentes en la compañía.- Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.- Como la autoridad se le asigna a los mismos.Funciones:Para la ciencia de la administración:Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus características gráficas y actualizaciones.Para el área de organización y sistema:Sirve para reflejar la estructura así como velar por su permanente revisión yactualización (en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través de los manuales de organización.Para el área de administración de personal:El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripción yanálisis de cargos, los planes de administración de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal.Y en forma general sirve para:Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización.Comunicar la estructura organizativa.Reflejar los cambios organizativos.Clasificación de los Organigramas:Los organigramas ce pueden clasificar dentro de cuatro grandes grupos de acuerdo a diferentes criterios que son: Por su naturaleza, por su ámbito, por su contenido y por su presentación.Por su naturalezaMicroadministrativosCorresponden a una sola organización, pero pueden referirse a ella en forma global o a alguna de las unidades que la conforman.MacroadministrativosInvolucran a más de una organización.MesoadministrativosContemplan a todo un sector administrativo, o a dos o más organizaciones de un mismo sector.Por su ámbitoGeneralesContienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, dependiendo de su magnitud y características, por lo tanto, presentan toda la organización y sus interrelaciones; se llaman también carta maestra.EspecíficosMuestran en forma particular la estructura de una unidad administrativa o área de la organización, por lo tanto, representan la organización de un departamento o sección de una empresa.Por su contenidoIntegralesEs la representación gráfica de todas las unidades administrativas de unaorganización así como sus relaciones de jerarquía o dependencia.FuncionalesIncluyen en el diagrama de organización, además de las unidades y sus interrelaciones, las principales funciones que tienen asignadas las unidades en el siguiente gráfico:De puestos, plazas y unidadesIndican, para cada unidad consignada, las necesidades en cuanto a puestos, así como el número de plazas existentes o necesarias. También pueden incorporar los nombres de las personas que ocupan las plazas.Por su presentaciónVerticalesPresentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular en la partesuperior, desagregando los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual se recomienda su uso en los manuales de organización.HorizontalesDespliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremoizquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma análoga a columnas, mientras que las relaciones entre las unidades por líneas se disponen horizontalmente.MixtosLa presentación utiliza combinaciones verticales y horizontales con el objeto de ampliar las posibilidades de gratificación. Se recomienda su utilización en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base